O Sistema Integrado de Secretaria-SSE tem por finalidade controlar e gerenciar os processos, protocolos e documentação em geral da instituição.
O Sistema controla os protocolos e seus tramites, com pareceres e endereçamento de arquivos, possui um editor próprio que possibilita o gerenciamento de todos os documentos (decretos, ofícios, etc), possui agenda de compromisso e um sistema de consulta fácil e rápido permitindo um acompanhamento detalhado dos processos, protocolo, documentos e seus autores.
Funcionalidades Principais
CADASTRO DE DOCUMENTOS:
O cadastro dos documentos é rápido, fácil e contém informações que possibilitam seu total controle. O usuário pode cadastrar diversos tipos de documentos como atas, ofícios, decretos e leis definindo seus modelos, tornando assim muito fácil a confecção de um documento novo, já que o sistema vincula o cadastro do documento com o arquivo em si, que por sua vez fica gravado em banco de dados.
O sistema proporciona diversas opções de pesquisa. O usuário pode pesquisar, entre outras opções. por partes específicas do texto (conteúdo do documento), visualizando o mesmo em destaque.
CONTROLE DOS ARQUIVAMENTOS E ENDEREÇAMENTOS:
Todo protocolo, processo e ou documentação cadastrada no sistema pode ser endereçada. O endereçamento físico consiste em informar a localização do arquivo dentro da instituição, sendo ele arquivado ou não. O processo de localização de um documento se torna rápido e preciso com a utilização do sistema.
AGENDA DE COMPROMISSO:
Permite o controle da agenda de diversos usuários, sendo tudo definido por senhas.
CONTROLE DE PROTOCOLO E TRAMITAÇÕES:
Todo documento cadastrado é enviado para o setor administrativo responsável, cada setor tem a opção de informar seu parecer e arquivar ou dar andamamento, enviando o protocolo para um outro setor administrativo.
Tudo isso pode ser realizado em tempo real se todos os setores da instituição estiverem ligados através de uma rede de computadores.
O processo de tramitação de documentos e seus pareceres são totalmente gravados para consultas e relatórios futuros, garantindo a segurança e agilidade das informações.
Cada tipo de documento possui um controle de tempo, para que não ultrapasse o tempo de resposta.
ANEXANDO DOCUMENTO AO PROTOCOLO:
Documentos como cópias de RG, Certidões, Atestados, etc, podem ser anexados a um protocolo bastando que se informe o tipo de documento.
SEGURANÇA:
O sistema permite um controle avançado de usuários, com senhas e com atribuições de permissões à nível de tela e operação.
